Privacybeleid

Privacyverklaring Groot Evenementen Koor Breda mei 2018

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing voor ons koor omdat wij gegevens van personen in een bestand bewaren. Dat geldt zowel voor het bewaren van digitale bestanden als gegevens in mappen op een plank. Maar ook voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

In deze Privacyverklaring hebben we één en ander uitgewerkt uitgaande van waarborging van de privacy van de leden en de begeleiders en de bezoekers van onze website. We verzamelen en bewaren alleen wat strikt noodzakelijk is voor het lidmaatschap, om deel te nemen aan de activiteiten van het koor en voor eventuele verantwoording aan derden.

We verwerken de volgende gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt: voor en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, emailadres, stemsoort, CV en bankrekeningnummer met als doel om je contributie/betaling of je onkostenvergoeding af te handelen, het verzenden van de nieuwsbrief, je te bellen of e-mailen over activiteiten en of wijzigen van het programma. De pc’s waarmee gewerkt wordt zijn voorzien van een actuele virusscanner en het wachtwoord wordt regelmatig gewijzigd. Het archief (ondergebracht bij de voorzitter en de penningmeester) wordt regelmatig gecheckt op bewaartermijn en noodzakelijkheid.

De actuele ledenlijst wordt als “een alleen lezen bestand” op het met een wachtwoord beveiligde ledendeel van de website geplaatst. Alle mailberichten, nieuwsbrieven worden door het bestuur of door de daar door het bestuur gevraagde personen naar de leden gemaild onder bcc (blind copy), zodat de emailadressen niet zichtbaar zijn en deze ook niet gebruikt kunnen worden voor emailberichten die niets met het koor van doen hebben.

Wij respecteren de privacy van bezoekers van de website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Als je een contact- of aanmeldformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die je ons toestuurt voor bepaalde tijd bewaard.  Deze gegevens zijn voor intern gebruik en worden nimmer ter beschikking gesteld aan derden.

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • persoonsgegevens: zo lang het lidmaatschap van kracht is
  • financiële informatie, zoals contributies, onkostenvergoedingen e.d. gedurende 7 jaar.

Wij verstrekken jouw gegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met derden die onze gegevens in opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te voldoen aan eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.  Het Groot Evenementen Koor blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Elk nieuw lid of nieuwe begeleider wordt gevraagd om het aanmeldingsformulier te ondertekenen en daarmee toestemming te verlenen voor het opslaan en gebruiken van de persoonsgegevens en foto’s.

Je hebt recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen deze verwerking. Dat betekent dat je bij het bestuurslid met het aandachtsveld privacy dit verzoek in kunt dienen.

Het Bestuur van het Groot Evenementen Koor Breda